الحفاظ على السيطرة على مستندات الشراء والعقود في أنظمة الملفات المادية والإلكترونية.
ضمان تسجيل وتحديث جميع العقود وأوامر الشراء والتعديلات والمراسلات والمستندات الداعمة بشكل صحيح.
تتبع حالة المستندات والمراجعات والموافقات والتوزيع وفقًا لإجراءات الشركة.
التنسيق مع فرق الشراء والقانون والمالية والجودة والمشاريع لجمع والحفاظ على المستندات المطلوبة.
ضمان التحكم في النسخ وسرية المستندات الحساسة.
إعداد إرسالات المستندات والسجلات والمتعقبين والتقارير.
مراقبة تواريخ انتهاء صلاحية العقود والتجديدات وشهادات التأمين والضمانات المصرفية وغيرها من مستندات الالتزام.
دعم أنشطة المناقصات والتوريد من خلال الحفاظ على مستندات RFQ/RFP وسجلات الموردين.
ضمان أن جميع مستندات الشراء والعقود تتوافق مع سياسات الشركة ومتطلبات التدقيق.
المساعدة في مستندات انضمام الموردين وتحديث سجلات الموردين.
أرشفة العقود المكتملة وملفات الشراء للرجوع إليها في المستقبل والتدقيق.
دعم التدقيقات الداخلية والخارجية من خلال تقديم السجلات المطلوبة للشراء والعقود.
الحفاظ على سجلات دقيقة للمستندات الواردة والصادرة.
متابعة مع أصحاب المصلحة الداخليين والموردين للحصول على المستندات والموافقات المعلقة.